コンプライアンスを簡単にわかりやすく解説４

３１．トラブル対応の手続きを明確にしておく

実際にトラブルが発生した場合に、どのように対応するかという手続きを 明確にしておくことが大切です。手続きとは、窓口はどこで、誰が調査を 行い、誰がどの時点で判断を下すのかという一連の流れのことです。

３２．トラブル対応では、初期対応が重要である

トラブル対応においては、初期対応が極めて重要です。内部からの通 報であれ、外部からの通報であれ、最初に対応した窓口が、その問題 をどの程度重要なものであるかの判断と対応で、結果が変わります。 

３３．事実関係を徹底的に調査する

トラブルが発生した場合には、事実関係を徹底的に調査することが重 要です。調査すること自体が、真剣に取り組んでいるという意思表示に もなります。調査は早く行うほど、正確な状況が把握できるのです。

３４．調査は公正かつ公平に行うことが重要である

トラブルの調査においては、公正かつ公平に行うことを守らなければ なりません。つまり、関係者すべてから均等に時間をかけて事実関係を 聴くなどです。少しでも偏りがあると、トラブルが大きくなります。

３５．できる限り公平な評価を下す

最終決定を下す折には、できる限り全社員が納得できるような判断を 下すことが大切です。公正かつ公平であると感じる、納得感が重要なの です。判断プロセスや基準も、できる限り公表するようにします。

３６．弁護士を活用してコンプライアンス経営を実行する

コンプライアンス経営を実行するためには、信頼できる弁護士を活用す ることが不可欠です。トラブルが発生してから依頼するのではなく、コン プライアンス研修の依頼から始めて、予防措置を取るようにします。

３７．弁護士にコンプライアンス研修を依頼する

無資格の講師がコンプライアンス研修担当している会社もありますが、コンプライアンスは法令順守という意味ですので、 弁護士に依頼して、コンプライアンス研修を実施するのが安心です。

３８．弁護士にコンプライアンス・プロジェクトを依頼する

弁護士にプロジェクト運営を任せるのが、最も効率的かつ効果的です。 ただし、すべての弁護士にプロジェクト運営の能力があるわけではない ので、コンプライアンスに精通した弁護士に依頼する必要があります。 

３９．弁護士とは協働作業で進めるようにする

多人数を抱える大手の法律事務所では、作業をすべて請け負ってくれますが、 その分、料金が高くなるので、法律事務所とよく相談して、社内で行える作業は社内で行うようにすると、費用を抑制することができます。

４０．弁護士の意見書をもとに経営者が判断する

弁護士から意見書をもらった場合、ただ単純に、それに従っていればよいと考えてはいけません。弁護士の意見書は専門家の意見です から、それをもとにして自社の体制に適応できるように最終判断を下すのは経営者の役割です。

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